Lektion 3.3 · 5 Min.
Elektronisch führen, zugänglich halten, nachführen
Im Kurs öffnenmit vorgelesenen Folien, Checkliste zum Abhaken und Quiz
Auf einen Blick
- Übersichtlich und einheitlich. Das Dokument ist übersichtlich zu gestalten, und die Dokumente einer Arbeitsstätte möglichst einheitlich.
- Pläne und Skizzen sind erlaubt. Die Dokumentation kann auch grafisch erfolgen, mit Symbolen, Plänen, Layouts und Skizzen, soweit das zweckmäßig ist.
- Digital, aber für alle zugänglich. Die Dokumentation kann automationsunterstützt erfolgen. Alle Berechtigten müssen Zugang haben; sonst muss ein Ausdruck zur Einsicht aufliegen.
- Jede Überprüfung ins Dokument. Wird die Evaluierung überprüft und angepasst, ist auch das Dokument anzupassen: wer, wann, für welchen Bereich.
- Verzeichnisse dürfen extra liegen. Verzeichnisse, Prüfpläne, Brandschutzordnung und Evakuierungspläne dürfen gesondert geführt werden, wenn das Dokument auf sie verweist.
Im Detail
Form
Das Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokument ist übersichtlich zu gestalten, und die für eine Arbeitsstätte erstellten Dokumente sind möglichst einheitlich zu gestalten § 1 Abs. 1 DOK-VO. Die Dokumentation kann auch grafisch erfolgen, soweit das zweckmäßig ist, insbesondere mit Symbolen, Plänen, Layouts und Skizzen § 1 Abs. 2 DOK-VO.
Elektronisch
Die Dokumentation kann auch automationsunterstützt erfolgen § 1 Abs. 3 DOK-VO. Dann muss gewährleistet sein, dass alle Berechtigten Zugang zu den Dokumenten haben; ist der ausreichende Zugang nicht auf andere Weise gewährleistet, muss ein Ausdruck zur Einsichtnahme aufliegen.
Nachführen
Werden die Evaluierung oder die Maßnahmen überprüft und angepasst, muss auch das Dokument angepasst werden § 3 DOK-VO. Aus dem Dokument muss sich ergeben, wer die Überprüfung und Anpassung vorgenommen hat, wann sie erfolgt ist und auf welchen Bereich sie sich bezieht. Wann eine Überprüfung fällig ist, zeigt Lektion 6.1.
Was getrennt liegen darf
Die Unterlagen nach § 2 Abs. 3 DOK-VO, also die Verzeichnisse gefährlicher Arbeitsstoffe und prüfpflichtiger Arbeitsmittel samt Prüf- und Wartungsplänen, Brandschutzordnung, Evakuierungspläne und Explosionsschutzdokument, dürfen gesondert geführt werden; das Dokument muss dann auf sie verweisen § 2 Abs. 4 DOK-VO.
Für die Praxis heißt das: Ordner, Netzlaufwerk oder Software sind gleichermaßen zulässig. Entscheidend ist, dass das Dokument vollständig ist, alle Berechtigten es einsehen können und jede Überprüfung mit Name, Datum und Bereich nachvollziehbar bleibt.
Checkliste
- Unser Dokument ist übersichtlich und für alle Arbeitsplätze einheitlich aufgebaut.
- Alle Berechtigten können es einsehen, digital oder als Ausdruck.
- Jede Überprüfung ist mit Name, Datum und Bereich eingetragen.
- Gesondert geführte Verzeichnisse und Pläne sind im Dokument verwiesen.
Quiz
Darf das Dokument elektronisch geführt werden?
- Nur in Betrieben mit mehr als 50 Beschäftigten
- Nur mit qualifizierter elektronischer Signatur
- Nein, nur auf Papier
- Ja, wenn alle Berechtigten Zugang haben; sonst muss ein Ausdruck aufliegen
Auflösung anzeigen
Richtig ist D: Ja, wenn alle Berechtigten Zugang haben; sonst muss ein Ausdruck aufliegen. § 1 Abs. 3 DOK-VO erlaubt die automationsunterstützte Dokumentation, wenn alle Berechtigten Zugang haben; andernfalls muss ein Ausdruck zur Einsicht aufliegen.
Quellen
Die Aussagen dieser Lektion stützen sich auf:
Keine Rechtsberatung. Maßgeblich sind das ArbeitnehmerInnenschutzgesetz und seine Verordnungen im Rechtsinformationssystem des Bundes (gelesen am 4. Oktober 2026). Nicht berücksichtigt sind Regeln für Bereiche außerhalb des ASchG, etwa die Land- und Forstwirtschaft oder den öffentlichen Dienst, und besondere Regeln für einzelne Arbeitsstoffe oder Branchen. Kein Angebot der Arbeitsinspektion, der AUVA oder der Wirtschaftskammer.